1. Mądrze planuj agendę
Planując spotkania, należy pamiętać, że mózg musi przetrawić informacje, zanim będzie mógł dodać kolejne. Badania wykazały, że przeciętna osoba jest w stanie poświęcić uwagę na spotkaniu przez około 20 minut, zanim zacznie słabnąć. Po 20 minutach zaleca się zmianę mówcy lub zmianę formatu spotkania. Eksperci od mózgu zalecają przerwę po 1,5 godziny pracy, aby uczestnicy byli skoncentrowani, świeży i wydajni. W zależności od celu przerwy (higieniczna, regeneracyjna czy relacyjna) powinna ona trwać odpowiednio 15, 25, 35 minut.
2. Zadbaj o interaktywność
Stare przysłowie mówi, że mózg pracuje, gdy jest włączony, jeśli od mózgu nie wymaga się niczego więcej niż utrzymywania otwartych oczu, to nie mamy co liczyć na realną wartość spotkania merytorycznego dla uczestników. Włączaj do sesji prelekcyjnych zadania dla uczestników jak pytania, quizy, opinie, pracę w podgrupach, ruch w postaci zmiany miejsc. Uwzględnij możliwości interakcji bez ekspozycji społecznej jak wykonywanie działań za pomocą specjalnych aplikacji w telefonach. Takie rozwiązanie pomoże osobom introwertycznym na zaangażowanie
3. Uwzględnij wszystkie sposoby przetwarzania informacji
Każda osoba ma unikalny sposób zwracania uwagi, utrzymywania koncentracji i przetwarzania informacji – wizualny, słuchowy lub dotykowy. Wykorzystaj pomoce wizualne, takie jak slajdy lub wideo, dla tych, którzy uczą się wzrokowo. Skorzystaj ze storytellingu dla tych, których preferencyjny zmysł to słuch. Rozważ ustawienie stołów do robienia notatek lub rozdysponuj przedmioty dotykowych, dla tych, którzy muszą się ruszać podczas myślenia. Podczas dłuższych wystąpień zachęcaj swoich prelegentów do korzystania z większej ilości studiów przypadków, zwłaszcza tych, w których występują ludzie – będą one jak „filmy wewnątrz głowy”, które tworzą dłuższe wspomnienia.
4. Dodaj roślinę
Badania wykazały, że sesje burzy mózgów, które odbywają się w pomieszczeniach z roślinami, generują o 19% więcej pomysłów niż te, które odbywają się w pomieszczeniach bez roślin. W rzeczywistości nie potrzebujesz nawet żywych liści – nasze mózgi nie wiedzą, czy roślina jest prawdziwa, czy nie, dopóki jej nie dotkniemy. Zdjęcia natury również działają dlatego warto przy wydarzeniach wymagających pracy uczestników pomyśleć o umieszczaniu zdjęć elementów przyrody na slajdach.
5. Zadbaj o akustykę
Odpowiednia akustyka może sprawić, że spotkanie będzie udane. Jeśli uczestnicy będą zużywać całą swoją energię na próby usłyszenia się wzajemnie np. podczas bankietu z muzyką na żywo, nie tylko nie wykorzystasz ich mocy umysłowej, ale także stracisz ich psychicznie. Szczególnie aspekt akustyki jest szalenie ważny w przypadku osób neurodywrgentnych, gdzie aspekt przebodźcowania dźwiękowego uniemożliwia funkcjonowanie. Zaplanuj jedno pomieszczenie w formie pokoju sensorycznego lub pokoju ciszy, aby mogły się tam skierować na mały wypoczynek osoby, których zbyt duże natężenie dźwięków męczy.
6. Zadbaj o bodźce
Nie tylko dźwiękowe, ale również zapachowe i kolorystyczne. Upewnij się, że wydarzenie, jakie organizujesz nie męczy wzorku uczestników, przeanalizuj ustawienie świateł, stojąc w różnych miejscach na evencie. Jeżeli charakter eventu wymusza bardzo kolorową scenografię, zapewnij również przestrzenie bardziej stonowane. Nie przesadzaj z zapachami stosuj zapachy neutralne, bardziej uspakajające jak lawenda czy eukaliptus niżeli pobudzające, które mogą powodować przeciążenia sensoryczne.
7. Zadbaj o przewidywalność
Wszyscy chcemy zaskakiwać uczestników wydarzeń, ale róbmy to w ramach atrakcji wydarzenia, a nie agendy i logistyki. Mózg kocha pewność. Wiele osób neurodywergentnych woli przewidywalność, aby radzić sobie i funkcjonować. Bardzo szczegółowe agendy, instrukcje, oznakowania, mapki, czy nawet sposób zachowania się na evencie, przykładowe jingle lub klipy audio, panująca atmosfera, stylu ubioru pozwala uspokoić stres i dać poczucie bezpieczeństwa.
8. Nakarm mózg, czyli brain food
Jedzenie jest doskonałym narzędziem wspierającym przygotowanie spotkań przyjaznych dla mózgu – odpowiedni wybór menu może pomóc uczestnikom w skupieniu się, utrzymaniu uwagi i dodaniu energii w ciągu dnia. Ogranicz do minimum białą mąkę i cukry podczas śniadania, które będą miały wpływ na poziom glukozy we krwi przez cały dzień. Zamiast tego podawaj węglowodany złożone, żywność o niskiej zawartości tłuszczu i niskim indeksie glikemicznym oraz wiele opcji białkowych. Lunch powinien być lekki. Jeśli cele spotkania wymagają czujności i jasnego myślenia, należy stymulować mózg poprzez zrównoważenie wysokiej zawartości białka i niskiej zawartości węglowodanów. Podczas popołudniowej przerwy podaj owoce i trochę białka, aby przeciwdziałać drenażowi mózgu i zmęczeniu umysłowemu. Zachęcaj uczestników do picia wodni niżeli kawy czy herbaty, które wypłukują mikroelementy z organizmu. Dzięki zbilansowanemu menu nie będą senni po posiłkach.
9. Daj poczucie akceptacji i generuj świadomość
Jeśli masz możliwość wprowadź opaski sygnalizujące indywidualne potrzeby lub oczekiwania np. tak – chcę się angażować, rozmawiać, nie – nie mam potrzeby się angażować, give me a kiss albo look but don’t touch. Poinformuj wszystkich uczestników wydarzenia, że w trosce o ich preferencje, event zorganizowany jest w duchu neuroróżnorodności.
10. Zadbaj o personel
Zadbaj, aby personel do obsługi eventu miał świadomość o możliwych potrzebach uczestników, aby był pomocny i sam wychodził z inicjatywą i chęcią wsparcia czy pomocy. I co najważniejsze ma być uśmiechnięty i mówiący spokojnym, łagodnym i pomocnym tonem. Może wydawać się to podstawą, ale uśmiech aktywuje układ nagrody w naszym mózgu przez co czujemy się szczęśliwi i bardziej połączeni. Łagodny ton daje poczucie zaopiekowania i bezpieczeństwa.
